仕事上の報告は、上司とのスキルのひとつと言われていますが、
報告が苦手な人は少なくないのではないでしょうか。
特に、怖い上司への報告は本当に難しいですよね。
上司とオープンに話せる関係が理想ですが、
普段から怖い上司と気軽に話すことは難しいこと･･･
報告すべき事項は早く伝えるべきだと分かっていても、
上司の存在に圧倒されてしまい、チャンスを逃してしまうこともあります。
上司が怖くて報告ができない原因
自分が上司に報告するのに苦手意識を持つ人は、その理由は何でしょうか？
まず一つの原因として、自分の考えがまとまっていないことが挙げられます。自分の思考が整理されていないと、報告する際にも混乱してしまうことがあります。そして、間違ったことを言って叱られるのが怖いと感じることもあるでしょう。
あいまいな内容で上司に報告すると、質問攻めにあってしまい、自分の整理ができていないことが露呈されてしまうかもしれません。そのため、完璧な報告を意識しすぎてしまい、時間がかかってしまうこともあります。
実際、完璧を求めすぎることで報告が遅れてしまう負のループに陥ることもあるでしょう。
また、上司とのコミュニケーションも肝心です。仕事の話ばかりではなく、日常的な会話も大切です。仕事以外の話題でコミュニケーションを取れば、仕事の話題も自然に出てきます。
周囲の情報や他の人の経験から、上司に報告しにくいというイメージを持ってしまうこともあります。例えば、他の同僚が詰められている様子を見てしまうと、自分も緊張してしまうこともあるでしょう。
上司が怖くても報告はしなければいけない
怖い上司や堅物な上司がいたとしても、上司への報告を怠ることは絶対に避けるべきです。これは仕事の基本ですね。
なぜ上司への報告が重要なのでしょうか？
まず、仕事をスムーズに進めるためです。上司とあなたは仕事というミッションを達成するためのチームであり、上司はあなたを管理する立場にあります。上司への報告は、仕事が正しい方向に進んでいるかどうかを確認し、チーム全体が円滑に動くための手段です。
上司の人事評価も、あなたの仕事ぶりに影響を与えます。上司が抱える仕事とあなたの仕事は連動しており、「あなたの仕事ぶり＝上司の仕事ぶり」です。したがって、報告を通じて上司に自分の成果や進捗を示すことは、あなたの評価にも寄与します。
報告を怠ることによって、誤った方向性で仕事を進めてしまう可能性があります。これは時間と労力の無駄につながります。早期に上司に報告することで、方針の修正や追加のサポートを受けることができ、効率的に仕事を進めることができます。
また、報告や情報共有を怠ることで、仕事が遅れてしまった際には全責任を負わなければならなくなります。上司に進捗や問題点を共有することで、リーダーシップを発揮し、仕事を円滑に進めるためのサポートを得ることができます。
さらに、自分が迷っていたり疑問に感じていることがあれば、すぐに上司に報告することが大切です。これは責任分散の一環であり、自分を守る手段となります。上司が適切な指示や命令を与えてくれることで、迷いや不安を解消し、仕事を進めやすくなります。
最後に、特に悪い報告やトラブルがあった場合、速やかに上司に報告することは非常に重要です。上司は部下の仕事に責任を持ち、トラブルが起きた際には迅速な対応が求められます。報告が遅れると、トラブルの解決が遅れ、その結果として印象が悪化する可能性があります。
総じて、上司への報告は仕事を円滑に進め、自分の評価や信頼を築く上で欠かせない行動です。
上司への報告が怖くならない上手な報告の仕方
上司への報告が苦手な人が、上手に上司への報告ができるようになるための方法を以下に7つご紹介します。
① 文章や資料を用いて報告する:
口頭だけの報告では内容が支離滅裂になりがちなら、伝えたいことを文章や資料にまとめて報告しましょう。結論を先に伝えることが大切で、上司に期待する行動を具体的に考えておくと良いです。
② 取り急ぎの速報メールを送る:
仕事の進捗や相手からの指示、判断に迷ったことなどがあれば、「取り急ぎ」として速報メールを送りましょう。これはスピード感を持ち、上司が気になった点について質問してくれることが期待できます。
③ 報告のタイミングを誤らない:
上司が忙しい時に報告すると、上司も十分な注意を払えない可能性があるため、適切なタイミングで報告しましょう。バタバタしている時や集中している時には避けるように心がけます。
④ 他の人が周りにいる時に報告する:
上司が怒りっぽい場合は、周りに人がいる時に報告すると口調が和らぐことがあります。個室での打ち合わせや残業中に2人きりで報告することを避けましょう。
⑤ 仕事のゴールを理解したうえで報告する:
上司は仕事のゴールに興味を持っており、報告の際には目先の業務だけでなく、ゴールについても理解しておくと良いです。上司が聞きたいことを想像して報告しましょう。
⑥ 分からないことがあっても自分なりの意見を持っておく:
報告は単なる事実だけでなく、あなたの意見も含めることが大切です。全く報告がないよりも、あなたの意見が含まれる報告の方が上司にとって有益です。
⑦ 考えすぎない:
最後に、報告が完璧でなくても構いません。過度な心配や考え込みよりも、最初に感じた「上司に報告しなければならない」という思いに素直に行動することが重要です。報告を渋るよりも、まずは行動してみましょう。
